Инвентаризация компьютеров

Компьютерная техника давно стала неотъемлемой и важной частью в функционировании предприятия. Однако, периодически перед компанией встают вопросы о правильном учете и инвентаризации этой категории имущества. Инвентаризация и учет компьютеров – тема данной публикации.

Особенности учета компьютерной техники

Функционирующий ПК – это технически сложный объект, состоящий из системного блока, источника питания, монитора, клавиатуры и мыши, т.е. он представляет собой комплект оборудования. Поэтому, как правило, его учитывают единым инвентарным объектом в составе ОС. Это удобно, если приобретается ПК одновременно в полном комплекте и в той же комплектации вводится в работу.

Например, приобретенный комплект, состоящий из монитора стоимостью 42000 руб., жесткого диска (5000 руб.), источника питания (6000 руб.), ПО (15000 руб.), клавиатуры (1000 руб.) и мыши (2000 руб.), будет отражен в бухучете фирмы отдельным объектом ОС стоимостью 71000 руб. с одним присвоенным инвентарным номером.

Но зачастую составляющие ПК закупаются по отдельности в разное время и в разном количестве. Это – комплектующие, они легко монтируются, имеют разные сроки полезного использования, могут заменяться и перемещаться с одного рабочего места на другое, т.е. комплектующие части компьютера не образуют единого объекта и не формируют комплекс конструктивно соединенных предметов. В этом случае можно учитывать отдельные мониторы и системные блоки в составе ОС (если они отвечают требованиям, предъявляемым к основным средствам), а комплектующие (УПС, клавиатуры, мыши) — в составе МПЗ. При передаче ОС в эксплуатацию (например, при замене вышедших из строя) их учитывают в качестве самостоятельного объекта ОС со своим сроком использования. При этом важно своевременно оформлять соответствующие документы, чтобы исключить случаи, когда комплектующие одновременно числятся в составе МПЗ и ОС.

Например, если (в указанном выше примере) в объекте ОС потребует замены системный блок, на основании соответствующего акта его придется заменить другим. В учете отразится уменьшение стоимости первого актива и возникновение нового объекта «системный блок» с отдельным инвентарным номером.

Учетной политикой предприятия должен быть закреплен порядок отнесения приобретаемых комплектующих изделий к основным средствам или материальным запасам. Напомним, что стоимость объекта для отнесения его к ОС в бухучете должна быть не менее 40 тыс. руб., а в налоговом учете – 100 тыс. руб.

Для чего и как часто проводится инвентаризация компьютеров

Компьютерная техника, как и остальные категории ОС, подлежит инвентаризации. Эта процедура, хоть и отличается от проверок состояния других активов компании, но также регулируется законом № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухучете», Методическими рекомендациями по проведению инвентаризации (Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49) и Положением по ведению бухучета (Приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н).

Как один из основных методов контроля сохранности активов, инвентаризация компьютеров представляет собой проверку наличия компьютерной техники на определенную дату. Данные по ее фактическому наличию сопоставляются с учетными. При этом проверке подвергаются все категории этих активов – компьютеры и комплектующие.

Как правило, проверку проводят раз в год накануне формирования финансовой отчетности компании. Однако предприятие вправе установить и дополнительные проверки. Например, крупные организации инвентаризируют оргтехнику ежеквартально, а также практикуют проведение внеплановых инвентаризаций после модернизации или ремонта. Это целесообразно, поскольку позволяет компании не только контролировать наличие техники, но и выявлять бездействующие объекты, оптимизировать расходы по закупу ЭВМ и своевременно ремонтировать или списывать износившиеся и вышедшие из строя объекты.

В соответствии с нормативными актами для проведения инвентаризации распоряжением руководства назначается комиссия, которая проводит проверку и представляет оформленные в описях результаты инвентаризации.

Читайте также: Учет компьютерной техники

Инвентаризация компьютеров: автоматизированные методы проведения

Если корпоративная оргтехника размещается в различных точках и насчитывает 30-50 единиц, процесс ее настройки, учета и контроля становится весьма затруднительным и требует автоматизации этого процесса.

Сегодня, с развитием IT-технологий заметно изменились алгоритмы проведения инвентаризации компьютерной техники. При использовании специальных программ, организующих удаленный доступ ко всем узлам локальной сети предприятия, этапы проверки автоматизируются, а время, затраченное на эту процедуру, сводится к минимуму, не предполагая высвобождение работников для физической проверки каждого объекта.

Любая программа инвентаризации компьютеров, позиционируемая на рынке, позволяет оперативно провести проверку их наличия. Необходимо лишь, чтобы вся техника фирмы была подключена к единой сети, а специализированное ПО установлено на сервер компании. Программа самостоятельно просмотрит работу всех сетевых устройств, систематизирует данные и сформирует инвентарные отчеты.

Применение программы дает возможность использования типовых или разработанных предприятием отчетных форм и получения стопроцентной точности полученных данных. Кроме того, при осуществлении такой процедуры колоссальна и экономия времени. Инвентаризация компьютеров по сети проводится по всему объему данных по компьютерам, комплектующим и программным продуктам. Особенностью подобных инвентаризационных программ является то, что сканирование данных можно планировать по необходимому фирме графику, что дает возможность компании узнать о состоянии техники на конкретную дату.

Итоги инвентаризации

Результаты проверки учитываются в месяце ее проведения, а при годовой инвентаризации – 31 декабря. Все итоги анализируются комиссией, которая определяет причины расхождений и предлагает варианты их фиксации в учете. 

Если инвентаризацией установлена недостача компьютеров, ее отражают по остаточной стоимости на 94-м балансовом счете «Недостачи и потери от порчи ценностей». При определении виновного сотрудника, возмещение ущерба возлагают на него, отразив сумму задолженности на счете 73.2 «Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба». Если виновное лицо не установлено, недостачу списывают на финансовые результаты. Излишки учитывают по рыночной стоимости, определяемой по действующим на аналогичные продукты ценам.

Читайте также: Списание компьютерной техники

Источник: spmag.ru

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий

Вы должны быть авторизованы, чтобы разместить комментарий.