Уведомление о введении электронной трудовой книжки: образец

Разговоры об отказе от бумажных трудовых книжек и введении вместо них электронных трудовых книжек (ЭТК) ведутся еще с 2017 года. И вот в конце 2019 года был принят федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ, в соответствии с которым в ТК РФ вносятся изменения. Суть изменений заключается в том, что с 2020 года сведения о трудовой деятельности будут вестись в электронном виде. Работодатели обязаны известить нанятый персонал о предстоящих нововведениях, для этого каждому человеку необходимо вручить уведомление о переходе на электронные трудовые книжки. Как это сделать, расскажем далее.

Важные моменты закона о введении электронных трудовых книжек

Переход на ЭТК будет происходить постепенно, в течение 2020 года. Применение электронных трудовых книжек обязательно для всех организаций и ИП-работодателей. Бумажные книжки при этом не отменяются, в 2020 году они будут применяться наравне с ЭТК.

С 2020 года работодателям нужно сдавать в ПФР новый персонифицированный отчет по форме СЗВ-ТД – сведения о трудовой деятельности по каждому работнику. Работникам данные о работе будут выдаваться в виде сведений по форме СЗИ-ТД. За неверное внесение данных и задержку выдачи сведений сотрудникам работодатели будут нести административную ответственность.

Работникам предоставлено право самостоятельно выбирать, в каком именно формате будут вестись их трудовые книжки: в виде бумажного документа или в электронном виде. Но с 2021 года на граждан, которые не имеют стажа и впервые поступают на работу, трудовые книжки будут оформляться только в электронном формате.

Необходимо зафиксировать факт согласия нанятого сотрудника на отказ от бумажной трудовой книжки или желание сохранить ее с помощью соответствующего заявления. Заявление можно написать в произвольной форме. Также кадровая служба может самостоятельно подготовить бланки заявлений и раздать их работникам.

Как работодателям подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки сказано в ст. 2 закона № 439-ФЗ

    Утвердить новые локальные нормативные акты об электронных трудовых или внести изменения в ранее действующие. При наличии выборного органа первичной профсоюзной организации надо учитывать его мнение.

    Внести соответствующие изменения в соглашения и коллективные договоры, обсудив их с представителями работников.

    Вручить всем без исключения работникам уведомления о введении электронной трудовой книжки и поставить их в известность о праве выбора между бумажным и электронным форматом.

    Технически подготовиться к передаче данных в ПРФ, приобрести соответствующее оснащение.

Уведомление об электронных трудовых книжках – порядок и сроки вручения

Уведомление работников об электронных трудовых книжках (образец приведен в конце статьи) – это письменно оформленный документ, сообщающий работникам о новых положениях трудового законодательства и о праве работника на выбор между бумажным и электронным вариантом ведения трудовой книжки. Унифицированной формы документа не существует, работодатель разрабатывает ее самостоятельно.

Уведомление о электронной трудовой книжке необходимо вручить каждому сотруднику до 30 июня 2020 года (включительно). Такое требование указано в ч. 1 ст. 2 закона от 16.12.2019 г. № 439-ФЗ. Лучше сделать это под роспись, так как, если в будущем со стороны работника возникнут какие-либо претензии – работодатель сможет доказать свою правоту.

Уведомление можно вручить двумя способами:

    передать лично в руки (под роспись на втором экземпляре или в специальном журнале);

    отправить по почте заказным письмом с уведомлением.

Второй вариант используется, если сотрудник отсутствует на рабочем месте — находится в длительном отпуске, на больничном, в командировке, декретном отпуске.

Если работник откажется принимать уведомление, работодателю необходимо составить акт об отказе от подписи. Дополнительно можно перестраховать себя и отправить извещение работнику по почте.

Читайте также: Как вести электронные трудовые книжки

Какие сведения надо включить в уведомление

Уведомление работника о введении электронной трудовой книжки нужно составить на фирменном бланке организации. В документе необходимо указать такие сведения:

    наименование документа;

    дату и место составления;

    полное наименование организации или Ф.И.О. ИП;

    Ф.И.О. и должность сотрудника, которому адресовано уведомление, адрес проживания (при направлении почтой);

    основание для уведомления (введение электронных трудовых книжек);

    предложение сделать выбор между бумажным и электронным вариантом;

    подпись руководителя или начальника кадровой службы, ответственного за уведомление работников;

    подпись сотрудника о получении (с расшифровкой) и дата получения уведомления.

Как правильно составить уведомление об электронных трудовых книжках

Приведем примерную структуру уведомления:

В верхней части надо указать полное название организации или ИП, либо составить документ на фирменном бланке. Далее нужно прописать должность, Ф.И.О. получателя, указать полное наименование документа («Уведомление о введении электронной трудовой книжки»). Затем указывают дату и место составления.

Далее идет текстовая часть. Ее можно начать с вежливого обращения к сотруднику. К примеру, «Уважаемая Наталья Ивановна!». Затем необходимо изложить суть предстоящего нововведения. Логичнее начать с фразы «Уведомляем Вас, что в связи с изменением трудового законодательства с 1 января 2020 года …». Документ должен подписать руководитель или ответственное за уведомление должностное лицо.

В уведомлении следует указать просьбу к сотруднику определиться с выбором формата трудовой книжки и подать в кадровую службу соответствующее заявление в срок до 31.12.2020 г. Бланк заявления можно приложить к уведомлению.

Обратите внимание, что если сотрудник не подаст никакого заявления в течение 2020 года, работодатель обязан продолжать ведение его бумажной трудовой книжки. Выдавать трудовые на руки, сняв с себя ответственность за их хранение, можно только при наличии письменного заявления работника о переходе на электронный документ (п. 2 ст. закона № 439-ФЗ).

Образец уведомления об электронных трудовых книжках

uvedomlenie_o_trudovoy_knizhke.jpg

Источник: spmag.ru

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий

Вы должны быть авторизованы, чтобы разместить комментарий.